Kệ Số Đào tạo – dùng thế nào?

1Đăng ký và vào app

1. Vào keso.com.vn → Dùng thử (hoặc chọn gói Miễn phí cho lớp dạy thêm).
2. Điền tên trung tâm, email, mật khẩu, tick đồng ý Điều khoản → Đăng ký.
3. Trang Ứng dụng của tôi hiện ra: bấm Vào làm việc. Ở đây cũng có link cho nhân viên, gói đang dùng, ngày hết hạn, nút Gia hạn / Nâng gói.
4. Lần sau: keso.com.vn → Đăng nhập bằng email và mật khẩu.

2Khai báo thông tin trung tâm

Cài đặt → Thông tin trung tâm:

• Logo, tên trung tâm, mã số thuế, địa chỉ, hotline – in trên phiếu thu, báo phí, phiếu kết quả.
• Ngân hàng, số tài khoản, chủ tài khoản – app tự tạo mã QR chuyển khoản đúng số tiền trên phiếu thu, báo phí.
• Loại hình (hộ kinh doanh / doanh nghiệp), tỷ lệ thuế, ngày công chuẩn, tỷ lệ BHXH – dùng cho báo cáo thuế và bảng lương.
• Khoản mục chi phí (điện nước, mặt bằng, quảng cáo…), màu app.
• Link riêng (VD keso.com.vn/anhnguhoamai) – nhân viên mở link này, chỉ cần nhập mật mã.

3Danh mục: chi nhánh, bộ môn, giáo viên, lớp học

Cài đặt → Danh mục. Nên khai theo thứ tự:

1. Chi nhánh (nếu có nhiều cơ sở) – chi nhánh đầu tiên là chi nhánh chính.
2. Bộ môn & tài khoản – VD Tiếng Anh, Tiếng Trung; mỗi bộ môn có thể nhận tiền vào tài khoản riêng.
3. Phòng học – để thời khóa biểu báo trùng phòng.
4. Giáo viên & nhân viên – bộ môn, chi nhánh, cơ cấu lương (theo buổi, theo giờ, cố định theo ngày công, % doanh thu, tái tục…), BHXH, người phụ thuộc.
5. Sách / giáo trình, Ưu đãi (giảm % hoặc số tiền).
6. Lớp học – mã lớp, bộ môn, giáo viên, phòng, ngày khai giảng – kết thúc, học phí (theo khóa, tháng, buổi hoặc giờ), và Lịch học viết dạng T2-T4-T6 17:30-19:00 (mỗi thứ một giờ: T3 18h, T7 8h). App tự tạo thời khóa biểu và chấm công từ lịch này.

4Đang có file Excel? Nhập một lần cho nhanh

1. Cài đặt → Nhập dữ liệu → Tải file mẫu (.xlsx).
2. Điền từ dòng 3 các trang Trung tâm, Bộ môn, Giáo viên, Lớp học, Ưu đãi, Sách, Học viên. Cột Đã đóng dùng để chuyển công nợ cũ sang.
3. Bấm Chọn file Excel → chọn file vừa điền.

7Xem theo chi nhánh, bộ môn

Hai ô trên đầu app: Chi nhánh và Bộ môn. Chọn một lần, mọi màn hình và báo cáo (tổng quan, công nợ, lãi lỗ, lương, sổ quỹ, Excel…) đều theo lựa chọn đó.

• Lãi lỗ theo bộ môn đã gồm chi phí chung phân bổ theo doanh thu.
• Sổ quỹ theo bộ môn chỉ có thu – chi phát sinh (tiền mặt, tiền gửi là tiền chung nên không có tồn quỹ theo bộ môn).

8Báo cáo – sắp theo câu hỏi của giám đốc

• Tiền – còn bao nhiêu, đủ chi không? → Sổ quỹ & dự báo.
• Thu học phí – ai còn nợ? → Công nợ (theo học viên, theo tuổi nợ), Sổ thu & kiểm quỹ.
• Hiệu quả – có lời không, tiền đi đâu? → Lãi lỗ, Chi phí theo khoản mục.
• Học viên – tăng hay giảm? → Sĩ số & giữ chân, Hiệu quả tuyển sinh.
• Đội ngũ → Bảng lương. Thuế & hóa đơn → bảng kê doanh thu, thu tiền chưa xuất hóa đơn.
• Việc hằng ngày → thời khóa biểu, báo phí, nhắc việc, khách tiềm năng, nhận xét & điểm, chấm công, kho sách. Xuất Excel nhiều báo cáo trong một file.

9Sổ quỹ & dự báo 30 ngày

1. Báo cáo → Tiền → Sổ quỹ & dự báo → bấm ⚙ Dư đầu kỳ · mức tối thiểu.
2. Nhập ngày bắt đầu và số tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thực có ngày đó (có nhiều chi nhánh thì nhập riêng từng chi nhánh). Khai một lần, các tháng sau app tự chuyển số dư.
3. Nhập mức tồn quỹ tối thiểu để được cảnh báo.

Màn sổ quỹ cho biết tiền đang có (tiền mặt / ngân hàng), thu – chi trong kỳ, dự báo 30 ngày tới (sắp thu nợ học phí, học viên học tiếp; sắp chi lương, BHXH, chi định kỳ). Bấm Mở sổ để xem từng chứng từ, ⬇ Xuất Excel ra file 2 trang Tổng quan và Sổ quỹ gộp.

10Lãi lỗ

Báo cáo → Hiệu quả → Lãi lỗ: doanh thu học phí ghi nhận theo ngày học (không phải theo ngày thu tiền), trừ lương giáo viên, lương cố định, chi phí hoạt động. Phía dưới là lãi / lỗ từng lớp (đã phân bổ chi phí bộ môn và chi phí chung). Tab Xu hướng & biểu đồ xem 12 tháng.

11Gia hạn, nâng gói

• Trang Ứng dụng của tôi → Gia hạn / Nâng gói. App nhắc qua email trước ngày hết hạn 30 ngày và 7 ngày.
• Gói giới hạn theo học viên đang học: một người học nhiều lớp tính 1; nghỉ, bảo lưu, đã học xong không tính. Đủ giới hạn thì không ghi danh thêm học viên mới được, dữ liệu cũ vẫn dùng bình thường.
• Hết hạn chưa gia hạn: 30 ngày đầu vẫn xem và xuất Excel được; sau đó khóa nhưng vẫn giữ dữ liệu. Gia hạn lúc nào là dùng lại ngay.

1Ghi khoản chi

1. Báo cáo → Hiệu quả → Chi phí theo khoản mục → Thêm khoản chi.
2. Nhập ngày chi, khoản mục, diễn giải, người nhận, số tiền, tiền mặt / chuyển khoản; ghi chi nhánh, bộ môn hoặc lớp nếu là chi phí riêng (bỏ trống = chi phí chung).
3. Khoản chi đều đặn (tiền nhà, internet…) tick Lặp lại hằng tháng để app đưa vào dự báo dòng tiền.

Đầu danh sách chi phí có bảng tổng hợp theo khoản mục: % trên thực thu cùng tháng, tăng giảm so với tháng trước.

2Bảng lương

1. Mở Bảng lương → chọn tháng. App tự tính từng khoản theo cơ cấu lương của từng người và chấm công trong tháng: lương theo buổi, giờ, ngày công, % doanh thu, tái tục…, BHXH, thuế TNCN.
2. Cần điều chỉnh: bấm vào ô để sửa tay – ô đã sửa có dấu ✎.
3. Kiểm tra xong thì Chốt bảng lương tháng; Xuất Excel để ký duyệt, chuyển khoản.

3Sổ quỹ, thuế & hóa đơn, xuất Excel

• Sổ quỹ & dự báo: xem như mục Giám đốc → bước 9. Bấm dòng thu để mở phiếu thu, dòng chi để mở khoản chi.
• Thuế & hóa đơn: tab Bảng kê doanh thu & thuế theo tháng, quý; tab Thu tiền chưa xuất HĐ để đánh dấu đã xuất hóa đơn, ghi số hóa đơn.
• Xuất Excel: chọn khoảng ngày và các báo cáo cần xuất (công nợ, sổ thu, lương, lãi lỗ, thuế…) – một file nhiều trang.